Tim Campagnes – Mailchimp
Tim kan worden gekoppeld aan verschillende campagnesoftware, zoals Mailchimp. Met deze koppeling kunnen gegevens tussen Tim en Mailchimp worden uitgewisseld, zodat je vanuit Tim eenvoudig e-mailcampagnes kunt voorbereiden en beheren.
De koppeling zorgt ervoor dat relatiegegevens uit Tim beschikbaar worden gemaakt in Mailchimp. Hierdoor kun je
eenvoudig gerichte mailings opstellen en versturen naar de juiste doelgroep.
Voordelen van deze koppeling
Tijdbesparing: Bespaar tijd doordat relatiegegevens vanuit Tim kunnen worden gesynchroniseerd met Mailchimp. Je hoeft gegevens niet handmatig over te zetten.
Gegevensconsistentie: Door gegevens tussen beide systemen te synchroniseren, blijven relatiegegevens beter op elkaar afgestemd en worden handmatige fouten beperkt.
Efficiënt campagnebeheer: Beheer je campagnes en ontvangers vanuit een geïntegreerde werkwijze met Tim en Mailchimp.
Gerichte communicatie: Gebruik relatiegegevens uit Tim om doelgroepen samen te stellen en gerichte e-mailcampagnes te versturen.
Inzicht in campagnes: Gebruik de rapportage- en analysemogelijkheden van Mailchimp om inzicht te krijgen in de resultaten van je e-mailcampagnes.
Koppelen
Voordat je aan de slag kunt met het versturen van mailings via Mailchimp vanuit Tim, moeten er enkele stappen worden doorlopen.
Mailchimp instellen
Om gebruik te maken van de koppeling met Tim, heb je een Mailchimp-account nodig. Via Mailchimp kun je doelgroepen beheren, emailcampagnes opstellen en de resultaten van je mailings bekijken.
Zorg ervoor dat je toegang hebt tot het Mailchimp-account waarin je de campagnes wilt beheren.
API-sleutel
Om Tim met Mailchimp te laten communiceren, is een API-sleutel nodig. Met deze sleutel kunnen de systemen gegevens met elkaar uitwisselen.
Je kunt de API-sleutel aanmaken via de instellingen van je Mailchimp-account. De exacte locatie kan afhankelijk zijn van de versie en instellingen van Mailchimp.
De API sleutel moet vervolgens aan Tim worden doorgegeven via Softmakers. Softmakers kan je helpen bij het instellen en controleren van de koppeling.
Let op: Behandel de API-sleutel als vertrouwelijke informatie en deel deze alleen via een daarvoor geschikt kanaal.
Doelgroep aanmaken in Mailchimp
In Mailchimp worden ontvangers georganiseerd in doelgroepen (Audiences). Een doelgroep bevat de contactpersonen die je voor je campagnes wilt gebruiken.
Volg de onderstaande stappen om een doelgroep in te richten:
Log in bij Mailchimp.
Ga naar Audience en open het overzicht van je doelgroepen.
Maak een nieuwe doelgroep aan of selecteer een bestaande doelgroep.
Controleer of het e-mailadres als veld beschikbaar is.
Voeg, indien nodig, de aanvullende velden toe die je vanuit Tim wilt gebruiken.
Denk hierbij aan velden voor bijvoorbeeld:
Voornaam en achternaam
Aanhef
Relatienummer of referentie
Organisatie of bedrijfsnaam
Overige gegevens die nodig zijn voor de personalisatie van de mailing
De benodigde velden zijn afhankelijk van de gegevens die je vanuit Tim wilt synchroniseren. Stem de veldnamen en de
bijbehorende instellingen af op de vereisten van de koppeling.
Onthoud de naam van de doelgroep. Deze heb je nodig bij het instellen van de campagne in Tim.
Tim koppelen aan Mailchimp
Zorg ervoor dat Tim is gekoppeld aan Mailchimp met de juiste API-sleutel. Softmakers kan je hierbij assisteren.
Controleer daarnaast of de module Campagnes in Tim is ingeschakeld en beschikbaar is voor jouw organisatie.
Wanneer de koppeling correct is ingesteld, kun je een campagne aanmaken in Tim en de gewenste gegevensuitwisseling configureren.
Campagne aanmaken in Tim
Maak in Tim een nieuwe campagne aan en geef deze een duidelijke naam. Zo kun je de campagne eenvoudig terugvinden
en beheren.
Tabblad Algemeen
Op het tabblad Algemeen vul je de algemene gegevens van de campagne in.
Hier kun je onder andere:
De verantwoordelijke medewerker selecteren.
De standaardaanhef instellen die wordt gebruikt wanneer er geen persoonlijke aanhef bekend is.
Een notitie toevoegen waarin je beschrijft waarvoor de campagne wordt gebruikt.
Met deze gegevens leg je vast wie verantwoordelijk is voor de campagne en wat het doel ervan is.
Tabblad Mailchimp
Op het tabblad Mailchimp stel je de koppeling tussen Tim en Mailchimp in.
Selecteer bij het veld Mailchimp Audience de doelgroep die je eerder in Mailchimp hebt aangemaakt.
Controleer of de geselecteerde doelgroep de juiste ontvangers bevat en of de benodigde velden beschikbaar zijn.
Vervolgens kun je, afhankelijk van de mogelijkheden van de ingestelde koppeling, de gewenste synchronisatierichting selecteren. Synchronisatie instellen
Om ervoor te zorgen dat de gegevens tussen Tim en Mailchimp op de gewenste manier worden bijgewerkt, kan de koppeling worden ingericht voor verschillende synchronisatierichtingen, voor zover deze door de integratie worden ondersteund.
Van Tim naar Mailchimp: Gebruik deze optie wanneer Tim de bron is voor de relatiegegevens. Wijzigingen in Tim worden dan doorgegeven aan Mailchimp.
Van Tim naar Mailchimp en terug: Gebruik deze optie wanneer gegevens in beide systemen moeten worden uitgewisseld. Controleer vooraf welke velden vanuit Mailchimp teruggeschreven mogen worden naar Tim.
Van Mailchimp naar Tim: Gebruik deze optie wanneer gegevens vanuit Mailchimp moeten worden overgenomen in Tim.
De beschikbare synchronisatieopties zijn afhankelijk van de implementatie van de koppeling. Laat bij twijfel door Softmakers bevestigen welke mogelijkheden voor jouw Tim-omgeving beschikbaar zijn.
Ontvangers aanvullen
Op het tabblad Ontvangers aanvullen kun je via de knop Bewerken instellen uit welke lijst in Tim de ontvangers van de campagne worden opgehaald.
Hier geef je aan welke gegevens uit Tim moeten worden gebruikt en hoe deze overeenkomen met de velden in Mailchimp.
De volgende velden kunnen hierbij relevant zijn:
Entiteitsoort van de bronlijst: De entiteitsoort van de lijst die je wilt inlezen.
Bronlijst: De naam van de lijst in Tim waaruit de ontvangers worden opgehaald.
Lijstkolom met hoofd-entiteit: Het sleutelveld van de lijst, meestal
EntiteitId.Lijstkolom met sub-entiteit: De eventuele sub-entiteit die bij de relatie hoort.
Lijstkolom met e-mailadres: Het veld waarin het e-mailadres van de ontvanger staat.
Lijstkolom met postadres: Het veld waarin het postadres staat, indien dit nodig is voor de campagne.
Lijstkolom met aanhef: Het veld waarin de aanhef van de ontvanger staat.
Lijstkolom met referentie of een filterwaarde: Het veld dat wordt gebruikt voor een referentie of om ontvangers verder te filteren.
De beschikbare velden zijn afhankelijk van de geselecteerde bronlijst in Tim.
Wanneer je een bepaald veld niet kunt selecteren, bijvoorbeeld het e-mailadres, controleer dan of dit veld beschikbaar is in de gekozen lijst. Voeg het indien nodig toe aan de bronlijst.
Velden die je niet nodig hebt, zoals het postadres, kun je leeg laten als deze niet verplicht zijn.
Sla de instellingen op en kies vervolgens voor Bronlijst inlezen om de ontvangers op basis van de ingestelde gegevens op te halen.
Tabblad Controles
Op het tabblad Controles kun je de gegevens van de ontvangers controleren voordat je de campagne verder verwerkt.
Gebruik de beschikbare controlefunctie om na te gaan of de ontvangers correct zijn ingelezen en of de benodigde gegevens aanwezig zijn.
Controleer onder andere:
Of de juiste ontvangers zijn geselecteerd.
Of de e-mailadressen correct zijn ingevuld.
Of de gegevens voor personalisatie beschikbaar zijn.
Of er geen onbedoelde ontvangers in de lijst staan.
Zo kun je eventuele fouten ontdekken voordat je de mailing verstuurt.
Mailing opstellen in Mailchimp
Nadat de campagne in Tim is ingericht en de ontvangers zijn gecontroleerd, kun je de mailing in Mailchimp opstellen.
Log in bij Mailchimp.
Ga naar de campagnefunctionaliteit en maak een nieuwe e-mailcampagne aan.
Selecteer de doelgroep die je voor de mailing wilt gebruiken.
Stel de inhoud van de e-mail op, bijvoorbeeld met tekst, afbeeldingen en links.
Gebruik waar nodig personalisatievelden om de e-mail aan te passen aan de ontvanger.
Controleer de inhoud en test de mailing voordat je deze verstuurt.
Zorg ervoor dat de geselecteerde doelgroep en de gebruikte velden overeenkomen met de instellingen van de koppeling met Tim.
Mailing controleren en verzenden
Controleer de mailing zorgvuldig voordat je deze verzendt.
Controleer de ontvangers en de geselecteerde doelgroep.
Controleer de onderwerpregel en de afzendergegevens.
Controleer of personalisatievelden correct worden weergegeven.
Verstuur indien mogelijk een testmail.
Controleer of de mailing voldoet aan de geldende toestemmings- en uitschrijvingsvereisten.
Wanneer alles correct is ingesteld, kun je de mailing vanuit Mailchimp verzenden of plannen.
Resultaten bekijken in Mailchimp
Na het verzenden kun je in Mailchimp de resultaten van de campagne bekijken. Afhankelijk van de beschikbare rapportage
kun je onder andere inzicht krijgen in:
Het aantal verzonden e-mails.
Het aantal afgeleverde e-mails.
Het aantal geopende e-mails.
Het aantal klikken op links.
Afmeldingen en eventuele foutmeldingen bij de bezorging.
Deze informatie helpt je om de effectiviteit van je campagnes te beoordelen en toekomstige mailings te verbeteren.
Tags beheren vanuit Tim met rubrieken
Binnen Tim worden de tags in Mailchimp beheerd aan de hand van rubrieken. Hierbij wordt gewerkt met één hoofdrubriek, bijvoorbeeld Mailing. Onder deze hoofdrubriek hangen de rubrieken die in Mailchimp als tags worden aangemaakt.
Standaard wordt er gewerkt met één niveau onder de hoofdrubriek. Op verzoek van de klant kan deze rubriekstructuur worden uitgebreid met meerdere niveaus.
Let op bij meerdere rubriekniveaus
Mailchimp werkt met tags op één niveau en kent geen hiërarchische structuur voor tags. Wanneer in Tim meerdere niveaus van rubrieken worden gebruikt, wordt deze hiërarchie niet als zodanig overgenomen in Mailchimp.
De gebruiker moet er daarom zelf op toezien dat de namen van de rubrieken uniek zijn. Wanneer rubrieken op verschillende niveaus dezelfde naam hebben, kan dit in Mailchimp tot verwarring leiden, omdat tags daar niet automatisch worden onderscheiden op basis van hun positie in de rubriekstructuur van Tim.
Advies: Gebruik bij voorkeur unieke rubrieknamen, ook wanneer deze onder verschillende bovenliggende rubrieken vallen. Zo blijft het onderscheid tussen de tags in Mailchimp duidelijk en beheersbaar.
Samenvatting
Met de koppeling tussen Tim en Mailchimp kun je relatiegegevens uit Tim gebruiken voor het voorbereiden en beheren van e-mailcampagnes. Door de koppeling correct in te stellen, de ontvangers te controleren en de mailing in Mailchimp op te stellen, kun je efficiënter en gerichter communiceren met je relaties.
Let op: de exacte veldnamen, synchronisatiemogelijkheden en beschikbare functies zijn afhankelijk van de specifieke implementatie van de Tim–Mailchimp-koppeling. Laat deze instellingen zo nodig controleren door Softmakers voordat je de handleiding publiceert.