Binnen Tim kunnen e-mails op verschillende manieren worden gearchiveerd. Afhankelijk van de werkwijze en de gewenste automatisering kun je kiezen voor een volledig automatische verwerking of ervoor kiezen om zelf aanvullende informatie aan een e-mail te koppelen.
1. E-mail naar de Tim HotFolder slepen
--------------------------------------
Een veelgebruikte manier is om een e-mail vanuit Outlook naar een speciale map te slepen waaruit Tim de e-mails kan uitlezen.
Standaard is hiervoor de **TimHotFolder** ingesteld. In de praktijk kiezen veel organisaties ervoor om deze map bijvoorbeeld **Archief** te gebruiken. Voordeel is dat je dan ook bijvoorbeeld op je telefoon mailtjes kunt laten opslaan in Tim door de mail simpel te **Archiveren** wat meestal een eenvoudige handeling is.
Alle e-mails die in deze map terechtkomen, worden automatisch door Tim opgehaald en opgeslagen. Tim probeert de e-mail vervolgens automatisch aan de juiste gegevens te koppelen, zoals:
* Bedrijf
* Persoon
* Afdeling
* Andere bekende relaties
Hierdoor hoeft een gebruiker de e-mail meestal niet handmatig te koppelen.
2. Een kopie naar het TimAgent-e-mailadres sturen
-------------------------------------------------
Een andere mogelijkheid is om een e-mail die je verstuurt tegelijkertijd als **CC of BCC** naar het persoonlijke TimAgent-e-mailadres te sturen.
Tim ontvangt hierdoor automatisch een kopie van de e-mail en slaat deze op. Vervolgens worden de bekende e-mailadressen uit de e-mail gebruikt om de e-mail automatisch te koppelen aan de bijbehorende personen en bedrijven in Tim.
De e-mail wordt uiteraard ook gekoppeld aan jouw eigen gegevens in Tim, omdat jij de afzender van de e-mail bent.
Dit is vooral handig wanneer je wilt dat uitgaande correspondentie automatisch wordt gearchiveerd zonder dat je hiervoor iedere keer een aparte handeling hoeft uit te voeren. Nederhand kun je deze informatie aanpassen in Tim
3. Een ontvangen e-mail opslaan via de Outlook Add-in
-----------------------------------------------------
Met de **Tim Outlook Add-in** kun je een ontvangen e-mail rechtstreeks vanuit Outlook in Tim opslaan.
Wanneer je de Add-in opent, kun je aangeven aan welke gegevens je de e-mail wilt koppelen. Denk bijvoorbeeld aan:
* Een project
* Een document
* Een persoon
* Een bedrijf
* Een afdeling
Tim herkent bij het openen van de Add-in automatisch de e-mailadressen die in de e-mail voorkomen. Wanneer deze e-mailadressen in Tim bekend zijn, worden de betreffende personen en bedrijven alvast automatisch geselecteerd.
Je hoeft daardoor alleen nog de aanvullende gegevens te koppelen die je zelf belangrijk vindt, bijvoorbeeld het betreffende project of document.
4. Een nieuwe e-mail opslaan via de Outlook Add-in
--------------------------------------------------
Ook voor e-mails die je zelf gaat versturen werkt de Outlook Add-in op dezelfde manier.
Je kunt tijdens het opstellen van de e-mail aangeven aan welke gegevens de e-mail moet worden gekoppeld. Tim herkent ook hierbij de bekende e-mailadressen en kan deze automatisch koppelen.
Er is één belangrijk verschil met een ontvangen e-mail: **de e-mail wordt pas daadwerkelijk in Tim opgeslagen zodra deze succesvol is verstuurd.**
Zo voorkom je dat e-mails die uiteindelijk niet worden verzonden toch in het archief terechtkomen.
5. Een eerder verstuurde e-mail verrijken
-----------------------------------------
Het kan natuurlijk voorkomen dat je een e-mail al hebt verstuurd, maar vergeten bent om bepaalde informatie eraan te koppelen.
Ook dan kun je de e-mail eenvoudig aanvullen.
Je kunt de verstuurde e-mail bijvoorbeeld terugzoeken in de **Verzonden items** van Outlook en vervolgens de Tim Outlook Add-in gebruiken om aanvullende informatie te koppelen.
Daarnaast kun je de e-mail ook rechtstreeks in Tim opzoeken en daar verder verrijken. Je kunt bijvoorbeeld achteraf nog een project, document, bedrijf, persoon of andere relevante informatie koppelen.
6. Een gedownloade e-mail naar Tim slepen
-----------------------------------------
Een andere mogelijkheid is om een e-mail eerst lokaal te downloaden en deze vervolgens naar Tim te slepen.
Afhankelijk van de ingestelde configuratie kan Tim de e-mail vervolgens opslaan als:
* **Contact** – dit is standaard voor e-mails.
* **Bestand** – wanneer hiervoor is gekozen in de instellingen.
Ook aan deze e-mail kun je vervolgens aanvullende informatie koppelen.
Wanneer de e-mail als contact wordt opgeslagen, probeert Tim opnieuw de bekende e-mailadressen automatisch te herkennen en de e-mail aan de betreffende personen en bedrijven te koppelen.
Dubbele e-mails en onbekende e-mailadressen
-------------------------------------------
Tim kan automatisch herkennen wanneer e-mailadressen bekend zijn in de administratie. Het kan echter voorkomen dat:
* Een e-mailadres nog niet in Tim voorkomt.
* Een e-mail aan meerdere personen is gericht waarvan niet iedereen bekend is.
* Een e-mail al eerder in Tim is opgeslagen.
* De automatische koppeling niet met voldoende zekerheid kan worden gemaakt.
In dergelijke situaties kunnen e-mails in de **Tim Inbox** van een gebruiker worden geplaatst. Vanuit de Tim Inbox kan de gebruiker de e-mail vervolgens controleren en eventueel de juiste gegevens toevoegen of de e-mail aan de juiste objecten koppelen.
Zie ook :[Inbak](/Wat-is-Tim-Lees-eerst/Beschrijvingen-Tim-functies/Inbak)
Algemene mailboxen automatisch archiveren
-----------------------------------------
Naast persoonlijke mailboxen zijn er vaak algemene mailboxen, zoals `info@bedrijf.nl`, waar meerdere medewerkers e-mails op ontvangen.
Ook deze e-mails kunnen automatisch in Tim worden opgeslagen.
Hiervoor kun je in Tim bijvoorbeeld een afdeling aanmaken met de naam **Receptie**. Aan deze afdeling koppel je het algemene e-mailadres, zonder dat je dit e-mailadres aan een specifieke Tim-gebruiker koppelt.
Alle binnenkomende e-mails op deze mailbox kunnen vervolgens automatisch aan deze afdeling worden gekoppeld en in Tim worden opgeslagen.
Op deze manier blijft correspondentie vanuit algemene mailboxen centraal beschikbaar en gaat deze niet verloren wanneer een medewerker de mailbox behandelt.
### E-mails onder de aandacht van een gebruiker brengen
Het is daarnaast mogelijk om een e-mail die via een algemene mailbox binnenkomt, onder de aandacht van een specifieke gebruiker te brengen.
De e-mail kan bijvoorbeeld in de **Tim Inbox** van een gebruiker worden geplaatst. De gebruiker krijgt de e-mail dan als een te verwerken item aangeboden en kan vervolgens bepalen wat ermee moet gebeuren.
Kortom
------
Tim biedt verschillende manieren om e-mail automatisch of handmatig te archiveren. De mate van automatisering kun je daardoor laten aansluiten op de werkwijze van de organisatie.
Door gebruik te maken van de herkenning van e-mailadressen kan Tim veel koppelingen automatisch uitvoeren. De gebruiker hoeft zich daardoor vooral bezig te houden met de informatie die niet automatisch uit de e-mail kan worden afgeleid, zoals het koppelen van een specifiek project, document of andere context.
Hierdoor ontstaat één centraal en doorzoekbaar archief waarin zowel inkomende als uitgaande correspondentie beschikbaar is.