De Tim inbak contacten fungeert als een centrale locatie waar e-mails worden opgeslagen die niet volledig voldoen aan de voorwaarden voor het opslaan van een e-mail als contact in Tim. Bijvoorbeeld, als een e-mail afkomstig is van een onbekende afzender, waardoor er geen andere informatie aan deze e-mail kan worden gekoppeld, belandt deze in de inbak.
Een e-mail die in de inbox staat en gekoppeld is aan andere objecten, zoals bijvoorbeeld een bedrijf, is ook terug te vinden bij dat bedrijf in de TimLinks. De inbak is er alleen voor de signalering van onjuistheden in een e-mail,
Wanneer komt een e-mail terecht in de inbak:
De volgende regels bepalen wanneer een e-mail als contact in de Tim inbak terechtkomt:
- Als de afzender van de e-mail onbekend is: Dit betreft e-mails waarbij de afzender niet voorkomt in Tim.
- Als geen van de adressen bij een versturende e-mail wordt herkend: Als de e-mail naar meerdere e-mailadressen wordt gestuurd en ten minste één persoon wordt herkend, wordt deze opgeslagen in Tim maar niet weergegeven in de inbak. Als Tim geen enkel e-mailadres herkent, wordt de e-mail wel opgeslagen in Tim onder contacten en geplaatst in de inbak.
- Als een andere gebruiker dezelfde mail al in Tim heeft opgeslagen: de mail wordt maar 1x opgeslagen. Deze melding is uit te schakelen.
- Als een e-mail wordt verstuurd vanuit de organisatie (bijvoorbeeld verkoop@mijndomein.nl) en aan dit e-mailadres is geen Tim-gebruiker gekoppeld.
- Als de informatie die aan een e-mail is gekoppeld met de Outlook TimAddin niet meer terug te vinden is bij het opslaan van de e-mail in Tim.
- Indien de gebruiker in de Outlook TimAddin aangeeft dat de mail in de inbak terecht moet komen.
E-mails in de inbak kunnen door de gebruiker worden aangevuld en vervolgens verwerkt. De gebruiker bepaalt zelf onder welke voorwaarden de e-mail wordt verwerkt en dus uit de inbak verdwijnt. Ook e-mailcontacten zonder TimLinks kunnen worden verwerkt. Dit betekent dat ze te vinden zijn in Tim zonder TimLinks onder contacten. Een e-mail zonder TimLinks is traceerbaar via de entiteit 'contacten', waarbij bijvoorbeeld gezocht kan worden op het e-mailadres van de contact.
Uitbreidingen:
De volgende uitbreidingen staan gepland:
1. Een e-mail die in de inbak staat en daar is beland via TimAgent, kan niet meer worden verwerkt als de voorwaarden die in Tim zijn gesteld voor een e-mail niet worden vervuld. Het naleven van deze regel is optioneel.
2. Elke organisatie die Tim gebruikt, heeft de mogelijkheid om zelf een reeks voorwaarden te bepalen waaronder een e-mail mag worden geweigerd. Als een e-mail die door TimAgent is opgeslagen, wordt afgewezen, komt deze ook in de inbak terecht.