Deze rapporten worden automatisch dagelijks door Tim gegenereerd. Via Power BI in grafiekvorm worden deze gegevens getoond aan die gebruikers die daar rechten op hebben. Dit document geeft aan waar je mee rekening dient te houden in de boekhouding zodat de gegevens in Power BI op de juiste manier worden getoond.
Elke nacht bouwt Tim een dataset op waarin alle gegevens komen te staan die nodig zijn voor deze Power BI rapportage. De basisgegevens zoals journaalregels worden hiervoor uit AccountView naar Tim gehaald. Alle journaalgegevens van alle jaren en alle administraties zijn benaderbaar voor Tim.
Tim haalt buiten deze journaalregels ook alle grootboektotalen op van alle boekjaren. Deze totalen worden vergeleken met de journaalregels die vanuit AccountView in Tim staan. Op deze manier hebben we altijd een correcte aansluiting tussen de gegevens van AccountView en Tim.
Voor de omzetrapportage worden alleen die rekeningen meegenomen waar het omzetvinkje in AccountView staat aangevinkt. Voor de Exploitatieoverzicht wordt geen voorselectie gebruikt. Dit houdt in dat de totalen van het Power BI exploitatierapport anders kunnen zijn dan die van het Power BI rapport omzetrapportage.
Verkoopfacturen.
Voor de juistheid van de gegevens in Power BI is het belangrijk dat alle omzetgegevens in de juiste periode worden geboekt. Hiervoor kent AccountView de module transitorische posten. De factuur zelf wordt in de facturatie periode geboekt, de omzet in de periode waarin de dienst wordt afgenomen. Dit laatste doe je met de transitorische module van AccountView. Tijdens de facturatieproces in AccountView kun je de omzet periode aangeven.
Creditfacturen.
Ook creditfacturen moeten vallen in de perioden waarin de verkoopfacturenomzet is gevallen. Dit kun je op twee manieren bereiken.
- Je geeft direct in de verkoopfactuur van AccountView de juiste transitorische periode aan.
- Je boekt de omzet om, nadat je de factuur hebt aangemaakt in AccountView door naar dezelfde omzet rekening in de juiste periode. Dit kun je doen via een memoriaal dagboek.
Factuuromzet uit een ouder boekjaar.
Als de factuuromzet in een ouder boekjaar valt dan kun je deze niet transitorisch boeken met de module van AccountView. Het oude boekjaar is immers afgesloten voor facturatie. Je zult hier een aparte omzetrekening moeten aanmaken in AccountView. Deze omzetrekening bijvoorbeeld genaamd “Gecorrigeerde omzet vorig jaar” mag niet in de Omzetrapportage komen. Wel op het exploitatieoverzicht. Hiervoor moet het vinkje “Omzetrekening” op de betreffende rekening uitstaan.
Verschil tussen omzetgegevens en omzetexploitatiegegevens.
Gegevens die meekomen in de omzetrapportage zijn die rekeningen die gekenmerkt zijn als omzetrekening in AccountView.
Het verschil tussen de omzet in de exploitatie en de omzet in de omzetrapportage zit hem in deze rekeningen. De omzet in de omzetrapportage is bijna nooit gelijk aan de omzet in de exploitatie overzicht omdat verschillende rekeningen van het type Winst en Verlies niet als omzetrekening zijn gekenmerkt in AccountView. Dit kunnen bijvoorbeeld correctierekeningen zijn zoals in dit document beschreven