Met de Tim Addin in Outlook kun je binnengekomen mail archiveren in Tim. De knop bewaren in de Tim Addin zorgt voor de archivering in Tim. Het uitvoeren van deze handeling gebeurd in de achtergrond.
Het voordeel van verwerken in de achtergrond is dat je als gebruiker niet hoeft te wachten tot de mail werkelijk in Tim gearchiveerd is.
Soms komt het voor dat de mail niet direct gearchiveerd wordt maar pas na een paar minuten, omdat het bijvoorbeeld erg druk is op het internet. Als je nu direct de mail definitief verwijderd nadat je op de bewaar knop van de Tim Addin hebt gedrukt kan Tim deze mail niet meer terugvinden. De mail is immers definitief verwijderd. Het gevolg is dat deze mail niet meer fysiek kan worden opgeslagen in Tim.
Niet definitief verwijderen via de ‘verwijder knop’ in Outlook of DELETE toets van het toetsenbord is geen probleem. De mail staat dan nog zichtbaar in de mail map “Verwijderde Items”. Tim kan hieruit de mail gewoon lezen.
Je kunt ook de mail nadat je deze met de Tim mail Addin hebt bewerkt, verplaatsen naar de archiefmap van je mailbox.
Selecteer het bericht en druk vervolgens op de toets BACKSPACE. De mail wordt dan niet verwijderd maar gearchiveerd.
Tim kun je zo instellen dat de archief map in Outlook ook wordt bewaak door Tim. Tim zorgt ervoor dat na het archiveren van de mail de mail automatisch wordt verwijderd.
Tip voor de systeembeheerder.
Office 365 kun je zo instellen dat als een gebruiker mail definitief verwijderd, deze mail bewaard blijft voor een aantal dagen.
Hier volgen de stappen om een postvak in de wacht te zetten via het Exchange beheercentrum.
- Ga naar https://outlook.office.com/ecp en meld u aan met uw globale beheerdersaccount.
- Klik op Geadresseerden > postvakken in het linkernavigatiedeelvenster.
- Selecteer het postvak dat je wilt plaatsen in De procesvoering en klik vervolgens op Bewerken.
- Klik op de pagina Postvakeigenschappen op Postvakfuncties.
- Klik onder Procesberechting: Uitgeschakeld op Inschakelen om het postvak in de wacht te zetten.
- Voer op de pagina Procesvoering de volgende optionele informatie in:
- Duur van de procesduur (dagen) - Gebruik dit vak om een op tijd gebaseerde wachttijd te maken en op te geven hoe lang postvakitems worden gehouden wanneer het postvak in de wacht wordt geplaatst. De duur wordt berekend vanaf de datum waarop een postvakitem wordt ontvangen of gemaakt. Wanneer de duur van de bewaartermijn voor een bepaald item verloopt, wordt dat item niet meer bewaard. Als je dit vak leeg laat, blijven items voor onbepaalde tijd behouden of totdat de wacht wordt verwijderd. Gebruik dagen om de duur op te geven.
- Opmerking- Gebruik dit vak om de gebruiker te informeren dat het postvak van de gebruiker in de wacht staat. De notitie wordt weergegeven op de pagina Accountgegevens in het postvak van de gebruiker als deze Outlook 2010 of hoger. Als u deze pagina wilt openen, kunnen gebruikers klikken op Bestand in Outlook.
- URL- Gebruik dit vak om de gebruiker naar een website te leiden voor meer informatie over procesvoering. Deze URL wordt weergegeven op de pagina Accountgegevens in het postvak van de gebruiker als deze Outlook 2010 of hoger. Als je deze pagina wilt openen, kunnen gebruikers klikken op Bestand in Outlook..
- Klik op Opslaan op de pagina Litigation Hold en klik vervolgens op Opslaan op de pagina postvakeigenschappen.